10 buoni motivi per eliminare immediatamente Skype in azienda

Wikipedia parla di Skype come un software proprietario gratuito di messaggistica istantanea e VoIP. Esso unisce caratteristiche presenti nei client più comuni (chat, salvataggio delle conversazioni, trasferimento di file) a un sistema di telefonate basato su un network Peer-to-peer. È stato introdotto nel 2002 e ad oggi conta un numero impressionante di utenti registrati, circa 300 milioni.

È probabilmente lo strumento più utilizzato per effettuare chiamate e videochiamate con persone di tutto il mondo. Da, ormai diversi anni, si sta facendo spazio anche all’interno delle aziende, dove spesso i responsabili IT scelgono Skype come strumento per comunicare con clienti e fornitori all’estero. Grazie alla sua versatilità viene sfruttato anche dai Manager per organizzare Audio & Video Conference.

Considerato il livello medio di innovazione delle imprese italiane, chi utilizza Skype in azienda viene visto come uno scienziato, un pioniere dell’innovazione, un visionario. Io, come al solito, vado un po’ contro questo pensiero. E, in questo articolo, ti voglio dare 10 buoni motivi per eliminare immediatamente Skype in azienda e sostituirlo con strumenti di Comunicazione Unificata dedicati al business.

1. È un’applicazione da scaricare

Skype è un software proprietario che deve essere scaricato da Internet, tramite il sito ufficiale ed installato sul PC. Per quanto sia triste e difficile da accettare, anche da parte mia, una buona parte dei lavoratori oggi in attività, non è in grado di effettuare questi, all’apparenza, semplici passaggi. Se utilizzi Skype in azienda, non puoi costringere i tuoi clienti o fornitori ad installarlo nei loro PC.

Per due motivi:

  1. Non tutti sono capaci.
  2. Nel mio PC installo ciò che voglio.

2. Devi avere un account registrato

Ovviamente per collegarsi con i propri contatti, è necessario essere in possesso di un account Skype registrato. In caso contrario, si deve procedere alla registrazione di uno personale. E se, per i tuoi colleghi, scaricarlo ed installarlo risulta complesso, registrare un account, richiede, come minimo, l’intervento delle forze speciali americane. E non è assicurato il rientro in patria senza gravi perdite!

Altro punto:

Sei assolutamente certo che tutti sono disposti ad inserire dati personali in un sito internet?!

3. Viene utilizzato anche per scopi personali

Skype è un software nato per connettere le persone in tutto il mondo. Viene tutt’ora utilizzato, per videochiamare l’amico in Messico, conosciuto in Erasmus, chattare con la ragazza in viaggio con le amiche a Berlino, chiamare i propri figli in vacanza-studio a Londra. Ed è fantastico! Si può rimanere in contatto con tantissime persone, che altrimenti si incontrerebbero solo ai funerali!

In azienda, tutti questi contatti personali, diventano un problema. Le notifiche che impazzano sul tuo schermo ti distraggono e ti fanno perdere tempo produttivo che si trasforma inevitabilmente in perdita di denaro.

4. Se non sei davanti al PC perdi la chiamata

Se non sei davanti al PC perdi la chiamata! Non c’è possibilità, ad esempio, di indirizzare dopo 5 squilli la chiamata al tuo collega a fianco o alla ragazza del centralino. Se fornisci un servizio ai tuoi clienti e poi non riesci a gestirlo in maniera professionale è meglio non farlo.

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5. Rende la tua azienda vulnerabile ad attacchi informatici

Per spiegare questo e il prossimo punto, faccio riferimento a mamma Wikipedia, perchè non sono così tecnico da spiegarvi chiaramente i motivi. I’m sorry!

“[…] occorre precisare che Skype include anche potenziali rischi dei quali è bene essere a conoscenza prima di installarlo sul proprio PC. Gruppi di ricerca (fra i quali il CISSP, Certified Information Systems Security Professional, negli Stati Uniti) hanno evidenziato quelli che potrebbero essere considerati come punti deboli nell’applicativo Skype.

In sostanza, Skype funziona attraversando senza controllo il firewall poiché sfrutta la porta 80 (quella del browsing); worm e trojan basati su Skype avrebbero insomma le porte aperte per agire indisturbati. […]”

6. Sfrutta le prestazioni della tua connettività dati e del tuo PC

[…] Skype, funzionando con la logica del peer-to-peer, non ha server centrali ma assegna ad alcuni suoi utenti, in modo dinamico, il ruolo di supernodi.

Il funzionamento senza server centrali è una garanzia per la privacy degli utenti che come tributo esige quantomeno l’uso delle loro risorse, anche mentre questi non effettuano proprie comunicazioni; tuttavia, un algoritmo chiuso e proprietario non permette di verificare come e dove sono trattati i dati personali e sensibili, e l’effettiva assenza di spyware.

Una piccola parte delle risorse di banda di ogni client in funzione, memoria e CPU, sarà usato dalla rete (dai nodi, gli altri utenti) per fare telefonate. Chi installa Skype in azienda accetta insomma la possibilità che ognuna delle postazioni sulla quale è presente diventi supernodo e, in cambio di telefonate gratis, di cedere una piccola parte delle proprie risorse a beneficio di tutti. […]

Per correttezza e completezza di informazione, nel 2012, a seguito dell’acquisizione di Skype da parte di Microsoft, sembra che le cose siano cambiate. Ora i supernodi sono circa 10.000 server Linux, direttamente controllati da Microsoft.

7. È fuori dal controllo di strumenti di analisi

L’analisi, la statistica e il controllo credo siano un punto fondamentale per il “benessere” delle aziende. Non è possibile alzare l’asticella se non si conosce il proprio limite. Utilizzando Skype in azienda, riesci a misurare, in maniera analitica, il flusso di comunicazione in entrata e in uscita? Sei consapevole di quanto siano realmente produttive le chiamate fatte via Skype? A chi sono dirette la maggior parte delle chiamate in entrata? Perchè? Quanto tempo dura mediamente una videochiamata? Ne è valsa la pena?

8. Se non è aperto, non funziona

Skype è una applicazione e, come tale, funziona solo quando è attiva. Se per qualsiasi motivo, il tuo PC è spento o, stordito dalle menate del capo durante la riunione del lunedì mattina, ti sei dimenticato di lanciare Skype, non potrai ricevere i più sinceri ringraziamenti in videocall dal tuo cliente più importante per l’ottimo lavoro svolto! È un vero peccato! Ma sono certo che ti si presenteranno altre occasioni! Se continui con Skype non sono così sicuro…ma andiamo avanti!

9. Ti possono contattare solo le persone che conosci

Da un lato questo può sembrare un vantaggio: “Nono non voglio troppe rotture di scatole al telefono, se no quando lavoro?!” Certo è giusto. Poi però non ti lamentare se l’ultimo cliente acquisito ha firmato il contratto con la penna d’oca e il calamaio!

Oggi, è fondamentale creare nuove opportunità di contatto sul web per i clienti. Come ad esempio, offrire assistenza real-time per i clienti che navigano tra i tuoi prodotti/servizi e vogliono saperne di più. Agli investitori cinesi, invitarli ad una visita guidata in streaming degli stabilimenti produttivi, con il responsabile commerciale che gira per l’azienda con iPad e cuffiette!

Il Porta a Porta, è un’attività che funziona solo su Rai Uno, in seconda serata tra l’altro! Mettitelo in testa! Appiccica un post-it nello schermo! Dipingilo nel muro…vedi tu come ricordarlo!

10. Non è integrato al centralino telefonico

Se ti prendi una settimana di meritato riposo a Sharm El Sheik con la tua famiglia, chi risponde alle richieste dei tuoi clienti via Skype? Ti va di insabbiare il portatile seduto su sdraia con 43° gradi sotto l’ombrellone?

Se la tua risposta è: assolutamente NO! Te ne faccio un’altra: Sei disposto a rivelare la password del tuo account personale ad un tuo collega, così che acceda e frughi tra le tue chat ricevute?

Avendo uno strumento integrato al centralino telefonico, puoi inoltrare le comunicazioni ad un tuo collega, senza nessuna preoccupazione.

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