5 ragioni per cui le Huddle rooms sono il futuro della collaborazione.

Le Huddle rooms, sono piccole stanze separate dal resto del team aziendale, attrezzate per ospitare 3/6 persone, al fine di organizzare meeting veloci, brainstorming, videoconferenze e stanno surclassando le vecchie, enormi e formali stanze riunioni.

Con la sempre più diffusione di uffici open-space, avere uno o più luoghi dove potersi riunire, isolandosi acusticamente e per garantire una maggiore privacy, diventa sempre più una necessità.

Gli open-space, nati per creare una spontanea collaborazione, si sono rivelati anche un grave motivo di distrazione, poiché non sono esenti da rumori di sottofondo generati da colleghi che parlano e telefoni che squillano.

Se gli open space sono un vantaggio, ma anche un problema, le Huddle rooms sono la soluzione.
Arredarle nel modo giusto significa dotarle di:

  • Sistemi di videoconferenza
  • TV o monitor
  • Una lavagna magnetica o una interattiva
  • Tavolo e sedie, opzionali in alcuni casi
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Piccolo spazio, grandi benefici

Ci sono molte ragioni per cui le Huddle rooms sono essenziali per la collaborazione tra persone e team in di una moderna impresa, ne elenco cinque.

  1. Le Huddle rooms, sono uno spazio discreto: Come detto prima, ci sono numerosi aspetti negativi nel concetto di open-space e i più influenti sono sicuramente la distrazione e il rumore. Le Huddle rooms risolvono il problema creando un silenzioso e intimo spazio di lavoro e conversazione, dove piccoli gruppi di collaboratori hanno la possibilità di interagire, anche con persone non presenti in azienda.
  2. Le Huddle rooms fanno sentire incluso chi lavora da remoto: Gli smart workers, preferiscono le riunioni in videoconferenza poiché permette loro una genuina partecipazione alla riunione. Per garantire che essi possano godere di una reale conversazione faccia a faccia, si possono usare monitor grandi e telecamere dedicate che garantiscano una visione grandangolare a 120° come la Ubiconf-huddle di Wildix, e che permette al collaboratore esterno di sentirsi come se fosse presente nella stanza.
  3. Non hanno bisogno di prenotazione: A tutti piace l’idea di una collaborazione spontanea e le Huddle rooms lo permettono senza il bisogno di prenotazione, spesso necessaria con largo anticipo per usufruire delle vecchie, grandi stanze riunione. Ovviamente è importante installarne diverse in relazione alla dimensione dell’azienda, per consentire alle persone di usufruirne al volo per improvvisati brainstorming, discussioni di problem-solving e altro.
  4. Le Huddle rooms offrono il massimo spazio per l’ufficio: Il posto migliore per installarle è all’intersezione tra gli uffici, afferma Lynn Wilson, office designer di Infinity Group, per garantire che i lavoratori possano collaborare facilmente e ottenere il massimo dello sfruttamento degli spazi. Molte imprese usano spazi grandi e sottoutilizzati per trasformarli in piccole stanze o si trasferiscono in luoghi dove possono ricavare più stanze attrezzate.
  5. Le Huddle rooms permettono di avere di più con meno: A differenza dell’atmosfera aziendale di una normale sala riunioni, le Huddle rooms offrono un approccio più informale e flessibile e le rende appetibili per i millenials alla ricerca di un’oasi di collaborazione. Non bisogna però lasciarsi ingannare da queste piccole stanze dall’atmosfera rilassata, in realtà si usano per questioni di rilevanza elevata e sono ideali per webinar, presentazioni di vendita, colloqui di lavoro e molto altro ancora. Da non dimenticare l’aspetto economico, infatti allestirne quattro costa meno di una sala conferenze tradizionale, offrendo quattro volte il potenziale di produttività.

ERITEL dispone delle tecnologie adatte all’allestimento di Huddle rooms, come sistemi di videocomunicazioni, apparati telefonici, telecamere dedicate, apparati di audiocomunicazione e connettività dati, poiché per essere funzionali devono anche essere connesse con standard di qualità elevati e con servizi cloud e di backup tagliati su misura per le aziende.

Lionello Flamini - ERITEL

Lionello Flamini

Marketing Communications

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