Unified Communications. Perchè sono strategiche per la tua azienda

2018-09-06T12:38:48+00:00Unified Communications|
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Rendere smart e competitivo il proprio lavoro.

In questi ultimi anni si sta molto parlando di UCC, Unified Communication & Collaboration anche se qualche azienda non ne è al corrente.

È a questa ultima categoria che mi rivolgo, per far conoscere quello che è diventato a tutti gli effetti un vantaggio competitivo per chi adotta questo sistema di comunicazione.

L’UCC non è una tecnologia, ma una serie di tecnologie di per se già esistenti da tanto tempo, ma che vengono integrate in un uno strumento coordinato che permette di facilitare molte funzioni aziendali.

Ci sono diversi tipi di Ucc e molte sono gestite a partire dal vecchio centralino telefonico che si evolve connettendosi a internet e sfruttando la tecnologia Voip. In sostanza la possibilità di effettuare una conversazione telefonica sfruttando una connessione Internet, aggiungendo e integrando servizi.

I principali sistemi di comunicazione integrati nell Ucc sono:
• Chat
• Telefonia IP
• Videoconferenza
• Segreteria telefonica
• Email
• Sms
• Fax
• Condivisione di documenti
• Desktop sharing
• Formazione da remoto

Ma qual è il vero vantaggio della comunicazione unificata?

L’integrazione delle tecnologie fa in modo che sia possibile avere tutti i servizi tramite un’unica interfaccia, consentendo di gestire i flussi di informazione che circolano dentro e fuori l’azienda. Inoltre, non è necessario essere davanti a un computer, poiché anche lo smartphone, attraverso una App dedicata, presenta gli stessi servizi.

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Nel tempo abbiamo visto come i sistemi di messaggistica hanno in parte sostituito le email, soprattutto in quei messaggi che diventavano code di “rispondi a tutti” e che a un certo punto diventavano davvero difficili da gestire.

Con le chat molte domande e risposte trovano li il luogo ideale per comunicare nel team, ed evitano di usare applicazioni come Whatsapp, lasciandole all’uso personale, usando un’unica App che integra tutto semplificando i flussi di informazioni di lavoro.

Uno degli aspetti da non sottovalutare è quello di usare sullo smartphone lo stesso numero di interno aziendale, consentendo di interagire con gli interlocutori che disporranno di un unico numero per contattarci. Naturalmente si può decidere se essere sempre raggiungibili o solo a determinati orari.
La possibilità di poter lavorare senza essere legati ad una postazione fissa, permette ad esempio con un computer, di far diventare ufficio qualsiasi posto, sia all’interno dell’azienda che da qualunque parte. Perfetto per lo smart working.

Parliamo ora di Unified Communication realizzata tramite un apparato fisico, il centralino posto nella sede aziendale. Anche questo aspetto si sta rapidamente trasformando. Come ogni apparecchiatura hardware ha bisogno di essere installata, configurata, manutenuta e a un certo punto ci si accorge che non ha più i requisiti per fare egregiamente il proprio lavoro, costringendoci a sostituirla.

Anche questo aspetto è stato superato mediante la virtualizzazione del centralino. Esso viene spostato sul cloud e tutte le problematiche di gestione di colpo spariscono. Non c’è più bisogno di “inseguire” gli aggiornamenti. Anche gli upgrade, per aggiungere funzionalità, non hanno più bisogno di sostituzioni fisiche. Il telefono fisso, può essere spostato in un altro edificio, non importa dove, anche a casa propria, basta una connessione a internet ed è perfettamente funzionante con il numero aziendale.

Il mondo dell’informatica e delle telecomunicazioni si sta sempre più evolvendo in un sistema denominato “As a Service”, dove non possediamo più fisicamente gli apparati ma di fatto noleggiamo un servizio. Questo presenta numerosi vantaggi, oltre a quelli citati prima, un abbonamento può venir disdetto, mentre gli apparati fisici hanno bisogno di essere ammortati prima di esser sostituiti.

Approntare un sistema di comunicazione e collaborazione unificata in cloud ha anche il vantaggio che può essere provata prima di valutarne l’acquisto. Provare un servizio è il miglior modo per poter decidere se veramente ne abbiamo bisogno.

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