Come abilitare lo smart working nel modo più efficiente e sicuro
Lo smart working è entrato di prepotenza nelle abitudini di lavoro. Un’accelerazione dovuta non alla consapevolezza degli innegabili vantaggi di aziende e forza lavoro ma dalla pandemia che ha costretto tutti ad un salto tecnologico importante.
Lo smart working quindi, secondo uno studio del Sole 24 Ore, evidenzia come 2 aziende su 3 lo manterranno anche in futuro. I dati che emergono riportano che il lavoro remoto porta a un aumento della produttività con dipendenti più soddisfatti ed un maggior equilibrio tra vita privata e professionale. Per non parlare della soddisfazione di chi per lavoro è costretto ad importanti spostamenti quotidiani.
La presenza in ufficio, che anche essa ha i suoi innumerevoli vantaggi, viene mantenuta per poche presenze mensili, giusto per non perdere il rapporto fisico con l’azienda ed i colleghi.
Prepararsi allo smart working sicuro ed efficace
Il lavoro remoto non consiste nel lavorare semplicemente da un altro posto e accedere agli applicativi aziendali con modalità empiriche o implemetate al momento senza una strategia. Con il boom dello smart working anche i criminali informatici si sono dati da fare. Si rende quindi necessario implementare questa modalità di lavoro nel modo adeguato.
Dobbiamo partire da tre pre-sequisiti fondamentali necessari di cui abbiamo bisogno: Un collegamento di rete senza rallentamenti o interruzioni, degli strumenti di collaborazione a distanza e accesso ai dati aziendali da qualsiasi dispositivo.
Gli strumenti per abilitare lo smart working fatto bene
Vediamo gli strumenti necessari per partire con efficienza e sicurezza.
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Rete fissa dedicata esclusivamente alle aziende
Su internet passa di tutto e molto traffico è generato da applicativi consumer per streaming video, giochi on line ecc. Per questo è importante poter usufruire di una rete di telecomunicazioni dedicata alle imprese perché non viene sovraccaricata neanche nei momenti di maggiore volume di traffico. In questo modo quando si accede alla rete aziendale non ci saranno rallentamenti.
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Convergenza tra numero fisso aziendale e quello mobile
I propri numeri privati devono rimanere tali. Come fare allora per comunicare con clienti e fornitori quando non si è presenti in ufficio? La convergenza realizzata tramite centralini in Cloud e App dedicate permette di trasformare il proprio smartphone o anche il computer in un telefono che usa il numero aziendale. L’utente all’altro capo del filo non si accorge di nulla e vede che la telefonata origina dal numero professionale. Questo è possibile anche se siete dall’altra parte del mondo e basta un click per renderlo indisponibile quando non si lavora.
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Servizio mobile affidabile
La rete mobile è strategica e quindi bisogna poter contare su un’architettura affidabile e con un’adeguata copertura. Una soluzione di WiFi Calling che consente di chiamare e ricevere con lo smartphone anche in assenza di campo è un plus da non sottovalutare.
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VPN e smart working
Una Virtual Private Network è come stendere un cavo dal posto dove ci si trova alla sede dell’azienda. Le reti esterne non sono protette quando quelle aziendali. Tramite un servizio VPN professionale ci si può connettere alla rete aziendale in modo sicuro e da qualsiasi dispositivo. Per aumentare ulteriormente il livello di sicurezza in mobilità di possono usare SIM con un IP statico privato dove il traffico viene effettuato all’interno della rete dell’operatore senza passare da internet. L’uso di una VPN sicura nello smart working è un elemento fondamentale per le comunicazioni tra apparati dell’utente ed i server aziendali.
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Riunioni a distanza sicure e semplici
il lavoro remoto prevede spesso delle riunioni a distanza. Servono per mantenere i contatti visivi con colleghi e clienti. Riducono i tempi evitando viaggi spesso non necessari. Si può passare da una riunione all’altra in pochi click senza spostarsi fisicamente che per l’azienda rappresenta un costo non trascurabile. La sicurezza dei dati e l’affidabilità dei servizi non devono mai essere sottovalutate. La condivisione dello schermo poi aiuta a confrontarsi su un documento o una presentazione. È anche un ottimo metodo per facilitare l’assistenza tecnica a distanza.
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Applicativi in cloud
La tendenza del momento è quella di usare sempre di più applicativi in cloud e non installati sui propri computer. Questo elimina il problema dell’installazione e manutenzione dei programmi da parte degli IT aziendali. Inoltre, viene rafforzata la sicurezza. La maggior parte degli applicativi business viene erogata anche in formato web, raggiungibile come un sito. In questo modo viene meno anche l’occupazione di spazio fisico sul disco del proprio computer.
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Archiviazione in cloud
Lo spazio di archiviazione in cloud permette un accesso rapido e strutturato alle risorse aziendali semplificando la collaborazione a distanza. La crittografia protegge i dati dagli accessi non autorizzati.
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Business continuity
Il guasto tecnico o l’interruzione della connessione sono situazioni per fortuna non frequenti ma possibili. Un’azienda non si può permettere di rimanere off line. Per ovviare a questo problema è necessario dotarsi di linee e router di backup in grado di attivarsi in modo automatico in caso di guasto.
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Supporto tecnico
Quando vi è un problema è fondamentale che esso venga superato nel più breve tempo possibile. La continuità del lavoro deve essere garantita anche e soprattutto quando ci sono collaboratori che lavorano in remoto. Le problematiche possono essere varie e quindi anche un fornitore di connettività deve rispondere velocemente alle richieste e altrettanto velocemente deve risolvere il problema. Anche in questo caso la rete fissa dedicata alle aziende è preferibile.
Sei pronto per lo smart working?
Lo smart working è una grande opportunità per lavoratori ed imprese ma va affrontato in modo professionale affidandosi a chi è in grado di erogare servizi efficienti ed efficaci. Le aziende risparmiano su innumerevoli costi e vedono aumentata la produttività dei collaboratori. Collaboratori che anche essi ricevono notevoli benefici ad iniziare dal risparmio sui costi e tempi di trasporto fino alla gestione della famiglia.
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