Scopri perché è meglio passare al VoIP
Una delle più frequenti obiezioni che i clienti mi fanno quando ci incontriamo per parlare di progetti di comunicazione innovativi è proprio questa:
Ah quindi mi stai proponendo di passare al VoIP…mmm sai, non sono così sicuro. Mio cugino che se ne intende parecchio mi ha detto che il VoIP ancora non funziona, non riesci a chiamare, si sente male, cade la linea. È un casino. Infatti l’ho provato con Skype, quando mio figlio era in Erasmus in Venezuela. Lo vedevo a tratti, perdevo le parole che diceva, il segnale andava e veniva. Nono non voglio il VoIP. In azienda il telefono mi serve!
Allora, partiamo da un’importante premessa:
Il VoIP non è Skype. Il VoIP non è Skype. Il VoIP non è Skype.
Skype è un software proprietario che sfrutta il Peer to Peer per effettuare chiamate e videochiamate via IP. Non voglio dilungarmi a parlare di Skype.
Per rispondere a questa obiezione, ho coinvolto Massimiliano Casamento della ERITEL, tecnico specializzato in sistemi di Comunicazione Unificata.
Michele: Ciao Max! Grazie di dedicare un po’ del tuo tempo per rispondere e sfatare questo mito del VoIP. Prima di iniziare, parliamo un po’ di te. Di che cosa ti occupi?
Max: Ciao a tutti! Allora…lavoro alla Eritel Telecomunicazioni da 7 anni e da 4 mi occupo di tecnologie VoIP, in particolare di piattaforme basate sullo standard SIP.
L’azienda si è sempre occupata di telecomunicazioni, ma dopo qualche anno si è sentita l’esigenza di puntare su una strada decisamente innovativa, affascinante, ma soprattutto ricca di opportunità, sia per noi addetti ai lavori, che per i nostri clienti.
Oggi sono specializzato in piattaforme di Unified Communications e integrazioni con applicativi aziendali come CRM, gestionali, siti Web, software di terze parti, etc.
Michele: Entriamo nel vivo del problema. Spiegaci cos’è il VoIP?
Max: È troppo banale partire dal significato dell’acronimo, “Voice over IP”?
Per come la vedo io, il VoIP non è solo la semplice trasmissione della voce attraverso i diversi mezzi disponibili (rame, fibra ottica, etc.).
Oggi, qualsiasi dispositivo elettronico, dalle telecamere, ai citofoni, alla strumentazione professionale, può connettersi alla rete aziendale.
In questo modo, si riesce appunto a controllare le telecamere o i citofoni dal computer (o dallo smartphone), o è possibile ricevere una mail dallo strumento che effettua analisi complesse non appena termina il suo compito, magari con i risultati in allegato.
La chiamata proveniente dal videocitofono può essere gestita da un apparecchio telefonico; ma a questo punto, non è più necessario essere alla propria scrivania, accanto al telefono, per rispondere.
Ormai dovresti aver capito dove voglio andare a parare. Possiamo essere ovunque nel mondo, fermi o in movimento, e rispondere a quel citofono!
Cos’è quindi il VoIP, in definitiva, per me?
È la Stele di Rosetta che, traducendo lingue diverse, permette di far parlare tra loro – letteralmente – telefoni e tutti gli altri dispositivi che possono comunicare via IP!
Michele: Ti confesso che il paragone tra il VoIP e la Stele di Rosetta non l’avevo mai sentito! Grande! …È una tecnologia affidabile oggi? Funziona bene?
Max: Assolutamente si! Chi afferma il contrario è in difetto: di conoscenza o di competenza.
Le tecnologie VoIP sono ormai largamente mature e al contempo le infrastrutture informatiche su cui poggiano sono molto più sicure ed efficienti di una volta, per via di soluzioni innovative che vanno ad aumentare la fault tolerance (macchine virtuali, sistemi distribuiti, backup, ridondanza a caldo o a freddo, gruppi di continuità, etc.) e l’impiego di hardware sempre più moderno e aggiornato.
Inoltre, i protocolli più usati nel VoIP – SIP e H.323 – sono stati proposti, sviluppati e infine standardizzati dal 1990 in poi (24 anni fa!). Il protocollo SIP usato oggi (correttamente identificato come SIP RFC 3261) è quello standardizzato nel 2002, ovvero 12 anni fa!
Sono stabili e affidabili.
Certo: come per tutte le tecnologie, bisogna saperle far funzionare. Non dimentichiamoci che si tratta pur sempre di opera dell’ingegno umano, quindi imperfetta in un mondo imperfetto! E quindi servono competenze specifiche nel settore, non generiche.
Michele: E allora perchè da tempo gira questa voce che il VoIP non funziona?
Max: Ritengo principalmente per disinformazione, anche se in questo caso dipende dal ruolo che gioca chi mistifica il VoIP.
Da una parte i potenziali utilizzatori finali che subiscono passivamente una contro-informazione che genera paura e quindi chiusura. Dall’altra gli installatori generalisti che sono parte attiva nel disseminare insicurezza e diffidenza.
Un aspetto importante sono le competenze tecniche, la cui scarsità o mancanza è generatrice di infiniti problemi.
Sicuramente chi ha provato a ‘giochicchiare’ con il VoIP senza essere adeguatamente preparato, ha svolto, suo malgrado, un ruolo contrario a questa tecnologia, finendo col diventare uno degli esempi negativi:
“Hai visto Tizio? Ha voluto installare il VoIP al posto del vecchio interfono in bachelite e non è più riuscito a parlare con nessuno!”
E’ successa la stessa identica cosa anni fa, quando Telecom Italia decise di investire sulle linee digitali ISDN, a discapito di quelle analogiche che, seppure con aggiustamenti vari, resistevano immutate da quasi un secolo!
Inizialmente tutti gli installatori accolsero la novità con sgomento e sospetto, che ribaltarono pari pari sugli utenti finali, innescando fobie irrealistiche!
Ricordo bene il periodo…
Andavo a parlare con titolari di aziende che, avendo aderito alla nuova proposta commerciale, erano stati convinti a passare alle nuove linee ISDN: dovevo ancora effettuare il sopralluogo preliminare che erano già pentiti di aver accettato!
La storia insegna come sono andate in realtà le cose: a parte i primi momenti di transizione, tutto è filato liscio.
Con il VoIP ci risiamo, da capo, solo che la fase di transizione e sperimentazione è già finita da un pezzo e adesso la tecnologia è pronta.
Ma molti non lo sanno o, peggio, fingono di non saperlo.
Michele: Addirittura qualcuno faceva già la conta dei danni prima ancora di attivare il servizio! Pazzesco! …E perchè un’azienda dovrebbe passare a questa tecnologia, quali sono i vantaggi rispetto alle tradizionali centrali telefoniche? Come per i farmaci, ci sono delle controindicazioni?
Max: I vantaggi derivano principalmente dalla possibilità di mettere la piattaforma di comunicazione allo stesso livello delle infrastrutture informatiche, consentendo di farle “parlare” tra loro, di scambiarsi informazioni, di interagire.
Faccio qualche esempio, in modo da chiarire dove sia l’innovazione e perché rappresenti un fattore di crescita per un’azienda.
– integrazione con gestionale: se permetti, per me fa la differenza sapere che quando rispondo a una chiamata, il sistema informativo può verificare le informazioni del chiamante, il suo stato contabile, se è un cliente o un fornitore, e decidere se farlo trattare direttamente dall’Ufficio Acquisti o dal Commerciale che lo segue, piuttosto che da un tecnico, se c’è un lavoro in sospeso!
– con sistemi di videosorveglianza: qualcuno sta cercando di forzare la porta del magazzino! me lo ha appena annunciato una chiamata sul mio cellulare! Io sono all’estero, ma posso stare tranquillo, perché la stessa chiamata l’hanno ricevuta i miei colleghi in zona!
– con database e rubriche: devo essere sincero, quando chiamo per farmi consegnare la pizza a casa, mi fa piacere sentirmi salutare per nome, riconoscere. Mi fa stare bene, mi fa sentire accolto, un cliente unico, diverso dagli altri; e per questo richiamo volentieri la volta successiva!
– con social network: un visitatore del sito web che contatta il customer care attraverso la piattaforma VoIP, effettuando il login con i più famosi social network, permette all’operatore di ricevere le informazioni condivise sui social, così da profilare già il cliente, prima di parlarci.
– con smartphone e tablet: con l’app del PBX sullo smartphone posso portare ovunque il mio numero dell’ufficio, chiamare anche dall’estero a costo zero, girare le chiamate alla Voicemail se non posso rispondere, o trasferire la chiamata a un collega.
– delocalizzazione: non è più necessario avere tutti i collaboratori riuniti sotto lo stesso tetto per fare azienda. Oggi il concetto di impresa distribuita è molto semplice. Ho continuato a parlare per mesi con alcuni tecnici senza sapere che mi rispondevano dall’estero!
Permettimi di porre io una domanda: era possibile farlo con le tradizionali centrali telefoniche?
Eccoci infine alle controindicazioni. Questa volta riesco a essere breve: no, nessuna controindicazione!
I sistemi VoIP consentono quasi sempre il riutilizzo dei vecchi apparecchi tranne nel caso di terminali digitali, ovvero quelli con il logo del vecchio centralino, in quanto generalmente ogni costruttore riversa all’interno di questi dispositivi il proprio ego distorto, rendendoli inutilizzabili con le altre piattaforme.
Sicuramente permettono di mantenere le linee esterne tradizionali, siano esse analogiche che ISDN, etc.
Quindi è solitamente sempre possibile costruire una piattaforma VoIP all’interno della propria realtà.
Michele: Un consiglio agli imprenditori prima di scegliere una soluzione VoIP, quali fattori bisogna considerare?
Max: Prima dei fattori da considerare, vorrei fare un’importante premessa: la comunicazione è una delle colonne portanti di ogni azienda: non ce ne possiamo privare e va trattata al pari di qualsiasi altro settore vitale dell’edificio dell’impresa. Spesso invece viene sottovalutata e considerata superficialmente come un male necessario…Quindi è facile, a volte, affidarsi al primo che capita.
È necessario capire un po’ di cose, facendosi aiutare da qualcuno del mestiere che valuti oggettivamente la situazione:
– Stato della rete dati: cablaggio e apparati attivi sono da antiquariato? Ogni tanto i PC non funzionano fino a che non spengo lo switch che tengo nell’antibagno insieme alle scope e agli stracci?
– Internet: l’operatore racconta dei fantastici 20 Mega del contratto, ma per visualizzare una pagina web hai il tempo per il caffè, perché si disconnette o non c’è banda minima garantita e quindi navigo a 1 Kbit/s?
– Obsolescenza del manutentore: va ancora in giro rimpiangendo le favolose linee analogiche di prima? Continua ancora a raccontare la palla che il VoIP non è sicuro e che può essere intercettato? O considera ancora i telefoni come fossero l’ultimo ritrovato della scienza, quando invece risalgono a prima della Prima Guerra Mondiale, a prima che l’uomo riuscisse a volare o prima dell’invenzione del motore a scoppio?
Ecco, il mio consiglio è proprio quello di rivolgerti ad aziende specializzate, che sappiano alla perfezione di cosa si stia parlando e che siano in grado di aiutarti, non solo a sostituire il centralino che non funziona più, ma a far crescere la tua impresa, semplificando e migliorando i processi che la caratterizzano!
Michele: Bene Max, direi che hai risposto in maniera più che esaustiva e precisa a queste domande! Ti ringrazio per il tempo che ci hai dedicato. A presto!
Max: Grazie a voi…È stato un vero piacere! Buon lavoro a tutti!
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