Nuove regole per le aziende con più di 50 dipendenti: è in vigore la normativa whistleblowing che permette di segnalare condotte illecite in modo sicuro e protetto. Come funziona, quali sono le tutele e come adeguarsi
La normativa whistleblowing, che permette di segnalare gli illeciti che si verificano all’interno delle organizzazioni, dopo essere stata introdotta negli anni passati per il settore pubblico approda ora anche nel settore privato.
Che cosa è la normativa whistleblowing
Partiamo dal termine: whistleblowing lo possiamo tradurre come “denuncia”. Tramite l’apposito decreto whistleblowing, in vigore dal 17 dicembre scorso, la normativa viene estesa al mondo delle imprese private.
Si tratta di instituire un sistema che permette di proteggere le persone che segnalano una violazione di norme di livello nazionale o europeo. Per la precisione, si rivolge alle persone che operano nel contesto lavorativo, e che intendono segnalare un comportamento che viola alcune norme. Il tipo di segnalazione prevede un canale interno, esterno e pubblico; ed è sequenziale.
Infatti, la segnalazione esterna può essere utilizzata solo se quella interna non è presente o non ha avuto esito. La segnalazione pubblica si attiva solo quando le due precedenti non sono andate a buon fine.
Quali illeciti si possono segnalare
Ci sono diverse tipologie di illeciti che è possibile denunciare, sia per norme nazionali che europee. Più precisamente, l’ANAC segnala:
In ambito nazionale:
- illeciti amministrativi, contabili, civili o penali
- condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231 (Ad esempio Indebita percezione di erogazioni, truffa in danno dello Stato, di un ente pubblico o dell’Unione Europea per il conseguimento di erogazioni pubbliche, frode informatica in danno dello Stato o di un ente pubblico e frode nelle pubbliche forniture
In ambito europeo:
- illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi
- atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione
- atti od omissioni riguardanti il mercato interno (a titolo esemplificativo: violazioni in materia di concorrenza e di aiuti di Stato)
- atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione
Quali aziende devono introdurla
La normativa whistleblowing deve essere adottata da tutte le imprese che abbiano occupato in media, nell’ultimo anno, 50 unità.
Anche le aziende che, sotto la soglia delle 50 unita, hanno come genere di attività i servizi ed i prodotti finanziari, la prevenzione del riciclaggio e le misure atte a bloccare il finanziamento del terrorismo, la sicurezza dei trasporti e la tutela dell’ambiente, nonché quelli che adottano i modelli organizzativi ex D.L.vo n. 231/2001 sono obbligate a regolamentarsi.
Quali strumenti adottare per rispettare la normativa whistleblowing
Per poter essere in regola con la normativa esistono diverse possibilità.
La gestione del canale può essere organizzata, ad esempio, mediante una piattaforma software, la tradizionale posta raccomandata o una comunicazione orale tramite telefono o incontro diretto. Il soggetto destinatario della segnalazione può risiedere in un ufficio interno o esterno.
È fondamentale però che esso abbia le competenze necessario per gestire sia il canale che le segnalazioni. Il decreto fa specifico riferimento all’autonomia e formazione del soggetto.
Si rende quindi necessario adottare una procedura interna dedicata, sia per informare il personale sui canali e le modalità di trasmissione delle segnalazioni interne, sia per fornire istruzioni ai responsabili del canale e delle segnalazioni.
L’iter della segnalazione
La normativa pone l’obbligo di dare seguito alla segnalazione sei seguenti modi:
- Rilasciare entro 7 giorni un avviso di avvenuto ricevimento della segnalazione
- Mantenere la comunicazione con il segnalante con la possibilità di richiedere, se necessario, precisazioni, o integrazione
- Dare seguito alla segnalazione dopo aver valutato l’effettiva ammissibilità accertandone il contenuto
- Fornire, entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento, un adeguato riscontro alla segnalazione.
Quali tutele per il segnalatore
Un altro aspetto non trascurabile è il mettere in condizione il segnalatore di denunciare in forma anonima e quindi, ad esempio, la PEC non può essere definito un metodo di segnalazione idoneo in quanto individua esattamente il mittente della segnalazione.
Inoltre, il segnalatore è tutelato dal subire ritorsioni di alcun tipo come, ad esempio, il licenziamento o la sospensione, cambio di funzioni, retrocessioni o mancate promozioni, sanzioni, note di demerito o sanzioni pecuniarie ecc.
La tua azienda è conforme?
Se la tua azienda rientra tra i soggetti che necessitano di istituire un metodo per le segnalazioni di abusi è il momento di attivarsi in quanto, la normativa è già in vigore.
Se non sai come istituire un metodo valido e che risponda al decreto whistleblowing, possiamo aiutarti. Disponiamo infatti di una soluzione in grado di soddisfare la normativa e, come prevede il decreto, è di semplice uso da parte dei segnalanti.
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