Come la tecnologia influisce sul lavoro
Quotidianamente per svolgere il nostro lavoro usiamo degli strumenti hardware e software che ci consentono di svolgere le nostre mansioni nel miglior modo possibile.
La scelta della strumentazione più idonea alla propria attività lavorativa è un requisito fondamentale e gli investimenti dedicati allo scopo portano sempre risultati tangibili.
A volte quanto discutiamo tra di noi ci meravigliamo di come molte aziende non abbiano ancora focalizzato l’idea che anche il lavoro di ufficio non si può limitare a un computer, magari anche datato, e con i soli Word, Excel, un programma di posta, un normale telefono sulla scrivania e poco altro.
Eppure, spesso si tratta di apportare semplici innovazioni con investimenti alla portata di piccole e medie aziende e non più riservati alle grandi come succedeva nel passato.
Usare la strumentazione idonea aumenta la produttività diminuendo il tempo per eseguire un compito, svolgerlo nel modo migliore e soprattutto avere il controllo delle varie fasi del lavoro.
Di cosa stiamo parlando?
Per prima cosa non possiamo svolgere un lavoro senza essere connessi a Internet e via telefono. Infatti sono elementi che diamo per scontati ed è molto probabile che il contratto scelto abbia avuto come unica richiesta un prezzo basso.
Questo è un errore ricorrente, poiché si dà per scontato che non ci sia differenza tra le varie offerte degli operatori telefonici, quindi si punta al prezzo. In realtà il primo investimento da considerare è proprio quello della connettività. Siccome un’azienda senza internet non funziona, assicurati di esserti affidato al migliore gestore disponibile. Prova a guardare qui.
Cosa può fare la differenza?
- Un operatore telefonico dedicato agli utenti business
- Linea di backup per non rimanere mai sconnesso
- Servizio assistenza che non ti fa perdere tempo in attesa
- Manutenzione predittiva per poter risolvere i problemi prima che ti accorgi di averli
- Servizi collegati come mail, hosting, archivio file, PEC, invio sms, numero verde ecc
- Telefonia mobile con servizi dedicati per non perdere mai chiamate
Altro punto focale dell’azienda è il centralino. Come ho avuto modo di spiegare altre volte il centralino telefonico digitale è il fulcro dell’organizzazione aziendale. Un centralino non ha solo il compito di ricevere e fare le chiamate ma è in grado di fare molto di più.
Alcuni esempi:
- Chat aziendale: non usare WhatsApp per il lavoro
- Stato di presenza: puoi sapere se i tuoi colleghi sono disponibili o meno
- Condivisione del desktop: vedere è meglio che spiegare
- File transfer: inviare file in modo rapido e sicuro
- Videoconferenza: esserci senza andarci. Riunioni virtuali per un risparmio di tempo e costi.
Altri strumenti di produttività da ufficio sono i software gestionali e CRM, strumenti indispensabili e spesso specifici per ogni tipologia di lavoro. A volte, sono in grado di connettersi al centralino per una maggiore integrabilità dei dati e una conseguente facilità nel reperire gli stessi.
L’organizzazione aziendale deve far uso di tecnologie innovative per trasformare l’impresa in una macchina efficiente, veloce e competitiva.
Le aziende che crescono sono quelle che sanno lavorare meglio usando gli strumenti adatti alla loro tipologia di business.
E tu? Stai lavorando con gli strumenti giusti?
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