Come lavorare con i sistemi di Unified Communications
Le Unified Communications & Collaboration (UCC), sono sempre di più al centro del sistema di comunicazione aziendale, orientate ad una maggiore efficienza, efficacia ed aumento della produttività. Sono idonee per qualsiasi dimensione di azienda ed in ogni circostanza. Il periodo di lockdown, dovuto alla pandemia del covid-19, ne ha messo in primo piano i numerosi vantaggi.
Le Unified Communications sono infatti perfette per lo smart working, permettendo di lavorare da qualsiasi luogo, mantenendo tutte le caratteristiche del lavoro in ufficio.
Cosa sono?
Sono l’integrazione di tutte le forme di comunicazione in tempo reale e non. Non sono prodotti singoli ma piattaforme che si integrano. Le funzioni più importanti sono:
- Chat
- Telefonia IP
- Videoconferenza
- Segreteria telefonica
- Sms
- Fax
- Condivisione di documenti
- Desktop sharing
- Formazione da remoto
Caratteristiche delle Unified communications
Le Unified communications azzerano le distanze e quindi permettono di lavorare da qualsiasi luogo ci sia una connessione a internet. Grazie alla videoconferenza, apri il browser e con un semplice click inizi subito a lavorare con i tuoi colleghi ovunque essi siano. Riduci i costi di trasferimento, abbatti i tempi morti e contribuisci a salvaguardare l’ambiente.
Scegli il tuo telefono preferito o nessun telefono. Puoi decidere se usarne uno da scrivania, oppure quello virtualizzato sul computer o sul tuo smartphone. Infatti, una delle caratteristiche è quella di poter scegliere comodamente da quale apparato gestire le telefonate. Inoltre, il numero da usare è sempre lo stesso, quello aziendale. Finisce l’epoca dei cellulari privati usati per lavoro o di doppi cellulari. Non è necessaria neanche una doppia SIM.
In questo modo, chiunque vi cerchi compone sempre lo stesso numero di telefonia fissa, mentre tu potrai rispondere anche se sei dall’altra parte del mondo. Durante il periodo di lockdown chi usava le Unified Communications non ha dovuto avvertire clienti e fornitori di non essere più in ufficio. Infatti, il personale di queste aziende si è trasferito a casa senza dove modificare nulla. È bastato un normale computer, anche quello personale e un qualsiasi smartphone per garantire la business continuity.
Messaggistica privata. Un’ applicazione di messaggistica specifica per il team, per poter comunicare con i colleghi senza ricorrere a chat pubbliche tipo WhatsApp, Messenger ecc. Un modo semplice per poter distinguere il lavoro dal tempo libero. Con la stessa applicazione si possono fare e ricevere chiamate da e verso tutti i numeri. Inoltre, se si preferisce la stessa interfaccia è disponibile dal browser del computer.
La videoconferenza, vera regina del periodo di lockdown, è integrata nel sistema e permette di fare riunioni con persone che si trovano dove è loro più consono ed anche questa da qualsiasi apparato.
Non farti ingannare
Quando viene scelto un sistema di Comunicazione Unificata, come ogni altro investimento a volte si incappa in 3 comuni errori:
- Risparmio – Molte aziende si sono trovate spiacevoli intrusioni nelle sessioni di video riunione. Ciò è dovuto a poca cura nella sicurezza da parte delle aziende produttrici. Zoom, che permette videoconferenze anche gratuite è stato l’esempio più eclatante. Nessuno ama spendere troppo ma il prezzo, quando si tratta di strumenti strategici per il lavoro, deve essere l’ultimo problema di un imprenditore.
- Tutti usano quel prodotto – La riprova sociale, descritta da Robert Cialdini nel suo ” Le armi della persuasione”, è un meccanismo inconscio che ci predispone a pensare che ciò che è giusto per gli altri allora è giusto anche per me. Purtroppo, spesso non è così, poiché una soluzione tecnolgica deve essere tagliata su misura per l’azienda che la implementa. In secondo luogo, il successo di un prodotto o servizio rispetto ad un altro non è sempre dovuto alla differenza di qualità ma dell’efficacia del marketing che ci sta dietro. Ricordate il sistema VHS rispetto a Betamax?
- Superficialità – Capire con esattezza quali sono le esigenze, cosa devono fare i miei collaboratori quando non lavorano in ufficio: È possibile usare il computer personale per lavorare? Ci sarà un vantaggio competitivo? Scegliere in fretta e con superficialità porta a fare errori che potrebbero essere facilmente evitabili.
Una storia di successo
Un amico mi ha rivelato come fare riunioni in video possa essere vincente. Lui, commerciale di un’azienda con diverse sedi in Italia e all’estero, ha iniziato a fare riunioni virtuali come tutti. Ha capito però che quando era in ufficio, nel suo caso un open space, ciò non era possibile a causa della presenza di colleghi vicini e parlare ad alta voce provoca disturbo. Nella tranquillità di casa ha invece preso l’abitudine di lavorare in team con i colleghi commerciali delle altre sedi e scoperto quanto ciò sia stimolante e produttivo.
Quindi, il titolare dell’azienda, ha incentivato lo smart working, praticato in alternanza con il lavoro in presenza, per permettere questo tipo di riunioni. Con un sistema di Unified communications & Collaboration, come quelli proposti da ERITEL, oltre alla videoconferenza si può rendere unica l’esperienza di lavoro. C’è da dire che quest’azienda però non si è dotata di Huddle rooms, piccole stanze riunioni iperconnesse che permettono appunto di poter uscire dall’open space e trovare un momentaneo posto tranquillo per lavorare e che tuteli la privacy. Anche qui UC&C sono fondamentali.
Per ultimo, ma non certo per importanza, i sistemi di UC&C si integrano perfettamente con i processi e gli applicativi già presenti in azienda ad iniziare dai gestionali e CRM e che rappresenta un deciso punto di forza di questa soluzione.
Non è importante dove lavori e come, l’importante è sempre farlo con gli strumenti più idonei.
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