Videoconferenze e Huddle rooms per un moderno approccio al lavoro.
Videoconferenze e Huddle rooms sono la chiave per un moderno approccio al lavoro digitale. Ti è mai capitato di fare un viaggio di lavoro impegnativo e stressante per una riunione che poi si è rilevata essere non così importante?
Quante sono le situazioni in cui ti metti in auto per raggiungere un cliente pensando che chiamandolo solo al telefono non gli dedichi l’importanza che merita?Quanto spazio occupano le tue stanze riunioni concepite per ospitare molte persone quando spesso si è solo in tre o quattro?
Il ruolo delle riunioni
Riunioni e viaggi sono delle componenti che richiedono molto tempo e spesso non arrivano a conclusioni per cui si possa dire che ne sia valsa la pena.
Ci dicono che nel nostro paese ci sia bassa produttività e questo è vero nonostante in media le persone siano molto disponibili al lavoro. Cosa c’è allora che non va?
Il processo di digitalizzazione delle imprese è ancora troppo basso e la produttività è soprattutto data dall’organizzazione e dall’implementazione di metodi di lavoro e soluzioni tecnologiche.
Videoconferenza e Huddle Rooms sono alcune delle soluzioni che posso far diminuire i costi, i tempi e aumentare la produttività con l’aggiunta del sempre più usato lavoro da casa.
Le videoconferenze
La videoconferenza è quel sistema di comunicazione a distanza che non è certo come un incontro di persona ma sicuramente è più immersivo di una telefonata, poiché permette di guardarsi negli occhi mentre si parla, inoltre è possibile eseguire operazioni come inviare file, far visualizzare lo schermo di un computer all’interlocutore ecc. Di fatto l’unica cosa che non si può fare come nel reale è potersi stringere la mano.
La videoconferenza permette però di diminuire drasticamente il tempo di assenza dall’ufficio perché elimina quello di trasferimento che si può dedicare ad altre attività più produttive. Anche il costo è un altro elemento non trascurabile. Carburante, autostrada, usura dell’auto, pranzo e/o cena, in alcuni casi anche hotel o aereo. Prova a calcolare quanto ti è costato l’ultimo spostamento che potevi evitare.
Le Huddle Rooms
L’altro aspetto che ti voglio portare all’attenzione sono le sale riunioni. Ormai è finito il tempo delle grandi stanze riempite solo in rare occasioni e scarne dal punto di vista tecnologico. Di fatto era presente solo una connessione Wi-Fi dedicata agli ospiti.
Oggi esistono le Huddle rooms che non sono altro che piccole stanze che conferiscono la riservatezza e l’isolamento da parte dei partecipanti, (di solito da 2 a 5 persone) che possono quindi staccarsi dal resto dell’ufficio e dedicarsi a discussioni specifiche. Un ambiente pensato per piccoli gruppi di lavoro, che operano in team per brevi periodi, o destinato a mini-sala riunioni, per call e videoconferenze.
Sono adatte soprattutto a quegli uffici open-space per permettere a colleghi o esterni di collaborare per brevi sessioni.
Le caratteristiche delle Huddle Rooms
Queste stanze hanno la caratteristica di essere attrezzate, permettendo ad esempio di coinvolgere anche utenti a distanza, tramite la sopra citata videoconferenza. Inoltre, hanno un accesso alla rete, monitor alle pareti, lavagne magnetiche o interattiva ecc. Sono un luogo dove si prendono decisioni strategiche o si va per lavorare in poche persone quando non hanno scrivanie vicine in ufficio, garantendo concentrazione e privacy.
La produttività è data dal metodo di lavoro e dagli strumenti che si usano e diventa più efficace del fare tardi in ufficio. Lavorare meglio porta a un incremento delle performance aziendali, permettendo di ottimizzare il tempo per dedicarlo ad altre attività.
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